A programban tárolt adatok védelme különösen fontos vállalkozásunk biztonságos üzletmenete és a hatóságok felé történő adatszolgátatások szempontjából. Ha nem érjük el a tárolt információkat, akkor sok más probléma mellet nem látjuk a pontos raktárkészletet, nem tudunk számlázni, nincs árbevétel. Nem tudjuk mely számlákat kell kiegyenlítenünk, ki tartozik nekünk, nem tudjuk elkészíteni pl. Az ÁFA-bevallást.

Az adatvesztést sok minden előidézheti: akár egy vírusfertőzés vagy pl. a számítógép háttértárának meghibásodása. Ilyen esetekben csak akkor tudjuk gyorsan ismét működésre bírni a programot, ha rendelkezünk biztonsági mentéssel. Lehetőleg minél frissebbel, mert az utolsó használható mentés óta eltelt időben keletkezett bizonylatokat sajnos manuálisan kell újra előállítani, pótolni.

Ez a funkció abban segít Önnek, hogy a programban tárolt adatokról biztonsági másolatot készítsen erre a számítógépre. Minden nap, egy előre beállított időpontban, a felhasználó közreműködése nélkül, a háttérben dolgozva. Ebben az időpontban be kell lenni kapcsolva a számítógépnek, de nem kell a programban belépve lenni. Minden mentés tartalmazni fogja az összes adatot, teljesen visszaállítható belőle a mentéskori állapot.

Mivel biztonsági mentésből nem lehet elég sok, ezért szerencsés ezeket az állományokat időnként egy pendrive-ra vagy hordozható winchesterre másolni, esetleg felhőbe vagy NAS-ra szinkronizálni. (NAS: egy speciálisan mentésekre, adattárolásra tervezett külső egység) A lényeg, hogy központi géptől egy fizikailag elkülönülő adathordozón is legyen használható mentés.

Ne feledje: A biztonsági mentés egy szükséges rossz. Pénzt és energiát kell rá áldozni. Csak akkor van rá szükség amikor megtörtént a baj, de akkor nagyon.

Az automatikus mentés beállításának folyamata:

A funkció használatához rendelkeznie kell a "Háttérszolgáltatások beállítása" joggal.

Első lépésként kattintson a program ikonjára a jobb oldali egérgombbal, majd a megjelenő menüben válassza a “Futtatás rendszergazdaként” opciót. Ekkor a program rendszergazdai jogokkal fog futni. Ez szükséges a szolgáltatás beállításhoz.

Keresse meg a “Technikai műveletek”—“Karbantartási funkciók”—“Automatikus mentés beállítása” menüpontot. A következő ablak jelenik meg:

Első indításkor minden szükséges paraméter automatikusan ki lesz töltve, alapesetben Önnek csak el kelljen fogadnia a felkínált beállításokat.

A legfelső sávban a szolgáltatás állapotát látja: még nincs telepítve. 

IP-cím: annak a gépnek az IP-címe, amelyikre az adatbázis szerver telepítve van. Ha ez a gép az, akkor lehet “localhost” is vagy üresen is hagyhatja.

Adatbázis: a mentendő adatbázis teljes elérési útja és neve. (Ahogy a szerveren látja) Amennyiben ezen a gépen található, akkor a sáv jobb oldalán levő gomb segítségével kitallózhatja a megfelelő NS.FDB állományt. Semmi esetre se adjon meg hálózati (“felmappelt”) elérési utat!

A harmadik sávban levő mezőket akkor kell kitölteni, ha többcéges verziót használ. (A program indításakor van cégkiválasztó ablak) Ha így van, akkor a funkció első használatakor automatikusan kitöltődik. Ez esetben a második sávba írt adatok nem lesznek figyelembe véve)

IP-cím: annak a gépnek az IP-címe, amelyikre az adatbázis szerver telepítve van. Ha ez a gép az, akkor lehet “localhost” is vagy üresen is hagyhatja.

Adatbázis: a cégek adatait tartalmazó adatbázis teljes elérési útja és neve. (Ahogy a szerveren látja) Amennyiben ezen a gépen található, akkor a sáv jobb oldalán levő gomb segítségével kitallózhatja a megfelelő NSUF.FDB állományt. Semmi esetre se adjon meg hálózati (“felmappelt”) elérési utat!

Ezzel a beállítással az összes, a menüben megjelenő cég adatbázisa le lesz mentve. 

A negyedik sávban adhatja meg, hogy hova készítse a program a mentéseket?

Alapértelmezetten a szolgáltatás a program fő mappájában egy BACKUP mappát hoz létre és ide lesz telepítve. Pl: C:\PmCode\Ns2\Backup A mentett állományok ezen belül egy FILES mappába kerülnek. Ezen csak indokolt esetben változtasson. A FILES mappa mellett létrejön egy LOG mappa is. Oda kerülnek a szolgáltatás futásának eseményeit tartalmazó napló állományok. Kérem rendszeresen olvassa el őket (Ön vagy a rendszergazda) és amennyiben hibára utaló bejegyzést talál, szüntesse meg az okát!

Az ötödik sávban a mentéshez használt segédprogramot kell megadnia. Ennek az állománynak a neve gbak.exe, a Firebird adatbázis szerver része. Első indításkor a program automatikusan kitölti, csak indokolt esetben módosítsa!

Az utolsó, amit meg kell adnia, az a mentés időpontja. Ezen a gépen minden nap ebben az időpontban fog elindulni az automatikus mentés. Ezt a beállítást az ablak jobb felső részén levő mezőkben teheti meg.

Több gépes hálózatban javasoljuk úgy beállítani az egyes munkaállomások mentési időpontját, hogy minden napszakban más-más gép mentsen. Pl. 09:00-kor az 1-es számú gép, 11:00-kor a 2-es gép, 13:00-kor a 3-as, 15:00-kor a 4-es. Így egyenletes a gépek terhelése és a legoptimálisabb a mentések időzítése. Természetesen az időpontokat minden cégnél egyedileg kell meghatározni a gépek számának és a munkaidő kezdetének/végének függvényében.

Ha végzett minden paraméter beállításával, akkor azokat a “Mentés” gomb segítségével tárolja el.

A következő lépés a “Telepítés” gomb megnyomásával a szolgáltatás telepítése. Ez a BACKUP mappába másolja szükséges programállományokat és beregisztrálja a Windows-ba a szolgáltatást. Erről egy rendszerüzenet tájékoztat majd. 

A tényleges működéshez (a mentések készítéséhez) el is kell indítanunk a szolgáltatást. Erre az “Indítás” való. Nyomjuk meg. A felső sávban folyamatosan nyomon követheti, hogy változik a szolgáltatás állapota.  Ha a “szolgáltatás fut”, akkor el fogja készíteni a mentéseket. Ne feledje el az első napokban ellenőrizni a helyes működést! 

Programfrissítéskor módosulhat a mentést végző szolgáltatás is. Ennek a frissítését is ebben az ablakban tehetjük meg.

A programfrissítés letöltése után a fent leírt módon lépjen be ebbe a funkcióba. Amennyiben ezen a gépen ez a szolgáltatás telepítve van, akkor kattintson a “Verziófrissítés” gombra. Ennek hatására lecseréli a mentést végző programot a frissítésben letöltöttre.

Ha módosítani szeretné a mentés beállításait, akkor azt szintén ebben az ablakban teheti meg. Állítsa le a szolgáltatást. Módosítsa a paramétereket, majd mentse el. A végén indítsa el ismét a szolgáltatást.

A mentés nem másolás módszerével történik, hanem a Firebird backup funkciójával. Így nem szükséges file-megosztás szintű kapcsolat a szerver és a munkaállomás közt, ezzel is csökkentve a vírusfertőzés terjedési kockázatát.

A program minden cégről minden nap egy vagy két mentésállományt generál (amikor a mentés idejében be van kapcsolva a gép). Egyet az NS.FDB-ről (ez a fő adatállomány) és egyet az PMDOC.FDB-ről Ez utóbbi csak akkor történik meg, ha megvásárolta a “Dokumentumkezelés” programmodult. Ezek neve a következő felépítésű:

NsBackup (Teszt Kft) D2.zip

NsBackup : a fő adatbázis mentési állománya

(Teszt Kft) : A Teszt Kft mentése

D2 : A hét második napján (kedden) készült a mentés. D1, D2, D3, D4, D6, D7 vagy egy kétjegyű szám (pl. 09) ez az érték. A D-vel kezdődőek a hét napjára utalnak. Ahol csak szám van az pénteki mentés, és a szám mutatja hogy az év hanyadik hete. Így maximum 58 mentésünk lesz. Az 52 hét + 6 nap. Ezek évente ciklikusan felülíródnak. 

PmDocBackup (Teszt Kft) D2.zip

PmDocBackup : A dokumentációkat tartalmazó mentés. A név további felépítése a fő adatállomány mentésével azonos.